Harkinnanvaraisella virka-/työvapaalla tarkoitetaan sellaisia virka-/työvapaita, joita työnantaja ei ole lain tai sopimusmääräyksen perusteella velvollinen myöntämään. Muun kuin lain tai sopimusmääräyksen perusteella myönnetyn virka-/työvapaan osalta työnantaja harkitsee, maksetaanko vapaan ajalta palkkaa vai ei.
Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain (304/2003) 27 §:n mukaan virkavapaan myöntäminen ja sen pituus ovat työnantajan harkinnassa, jollei laista tai sopimusmääräyksestä muuta johdu.
Mikäli virkavapaata ei voida myöntää hakemuksen mukaisesti, hakemus on joko hylättävä tai se voidaan viranhaltijan kirjallisella suostumuksella myöntää muulla tavalla. Työnantajan edustaja ei saa itse oma-aloitteisesti muuttaa hakemusta viranhaltijan tietämättä.
Myöntävän viranhaltijan tulee harkita palkattoman virkavapaan tarpeellisuus. Mikäli kyseessä on loma, tulee käyttää ensisijaisesti vuosilomapäiviä.
Jos viranhaltija on ollut poissa virantoimituksesta eikä hänelle ole myönnetty virkavapaata, poissaolo merkitään jälkikäteen virkavapaaksi, mikäli työnantaja toteaa poissaolon johtuneen ylivoimaisesta esteestä tai muusta pätevästä syystä.
Työsopimussuhteisten osalta sovelletaan samoja periaatteita kuin mitä viranhaltijoiden osalta viranhaltijalaissa säädetään.
Palkaton harkinnanvarainen virka-/työvapaa/myöntämisen periaatteet alle kuukauden mittaisissa virkavapauksissa
1. Kun palkatonta virka-/työvapaata anotaan kaikiksi viikon työpäiviksi,
virka-/työvapaa tulee anoa ja myöntää myös lauantaiksi
ja sunnuntaiksi.
2. Kun palkatonta virka-/työvapaata anotaan yhtä päivää
lukuun ottamatta kaikiksi viikon työpäiviksi, tulee virka-/työvapaata
anoa ja myöntää myös joko lauantaiksi tai sunnuntaiksi siitä
riippuen kumpaan viikonpäivään virka-/työvapaa rajoittuu.
3. Kun palkatonta virka-/työvapaata anotaan vähemmän kuin edellä
1. ja 2. kohdissa on mainittu, ei virka-/työvapaata tarvitse anoa eikä
myöntää ylimääräisiksi päiviksi, ellei jäljempänä
olevista kohdista muuta johdu.
4. Jos palkaton virka-/työvapaa jakautuu kahdelle kalenteriviikolle, noudatetaan
edellä mainittuja määräyksiä kumpaankin viikkoon erikseen,
kuitenkin siten, että jos virka-/työvapaa jatkuu yhdenjaksoisena viikonlopun
yli eikä vapaaseen sisälly muita viikonloppuja, tulee vapaata anoa
myös ensin mainitun viikonlopun lauantaiksi ja sunnuntaiksi.
5. Jos virka-/työvapaan sisään jää ylimääräisiä
vapaapäiviä, esimerkiksi muuksi päiväksi kuin lauantaiksi
tai sunnuntaiksi osuva jouluaatto, joulupäivä tai vapunpäivä,
ei niitä anota virka-/työvapaapäiviksi.
6. Jos kahden kalenteriviikon aikana pidettävä palkaton virka-/työvapaa
sisältää vähintään viisi työpäivää,
tulee vapaaseen sisältyä myös yksi lauantai ja sunnuntai.
7. Kahden kalenteriviikon aikana pidettävään vähintään
neljä työpäivää sisältävään palkattomaan
virka-/työvapaaseen tulee sisältyä yksi lauantai tai sunnuntai.
8. Kaksi viikkoa pidemmät virka-/työvapaat tulee anoa yhdenjaksoisina.
9. Jaksotyötä tekevien osalta edellä olevia määräyksiä
noudatetaan soveltaen.
Palkanpidätyksessä myös harkinnanvaraisen palkattoman virkavapauden osalta sovelletaan KVTES II 18 §:ää.